De EUDR Due Diligence Verklaring (DDS) uitgelegd

📌Dit artikel, geschreven door ESG-onderzoeker Shubhra Dixit, geeft een duidelijk overzicht van de DDS – de due diligence-verklaring die vereist is volgens de EUDR, de ontbossingsverordening – en legt de reikwijdte, doelstellingen, nalevingsvereisten, sancties en belangrijke deadlines uit.

Alles wat je moet weten over de EUDR due diligence-verklaring

De Europese Ontbossingsverordening (EUDR) stelt een strikt due-diligence-kader vast om ervoor te zorgen dat bepaalde grondstoffen en afgeleide producten die de EU-markt binnenkomen of verlaten, niet bijdragen aan ontbossing, bosdegradatie of illegaliteit. Een centraal onderdeel van dit kader is de due-diligence-verklaring, doorgaans aangeduid als een DDS. Deze verklaring is geen beleidsdocument, maar een formeel, juridisch bindend document dat digitaal moet worden ingediend voordat producten op de EU-markt worden gebracht of worden geëxporteerd.

Een DDS bundelt traceerbaarheidsdata, risicoanalyses en nalevingsverklaringen in één indiening. Het is het belangrijkste nalevingsdocument dat wordt gebruikt door markttoezichthouders om te verifiëren dat marktdeelnemers due diligence hebben toegepast zoals gedefinieerd in de EUDR.

Wat is een Due Diligence Statement (DDS)?

Een DDS is een gestructureerde nalevingsverklaring die wordt ingediend binnen het EU-informatiesysteem. Het bevestigt dat het indienende bedrijf alle verplichte due-diligence-stappen heeft voltooid, waaronder producttraceerbaarheid tot op perceelniveau, risicoanalyse binnen de gehele toeleveringsketen, eventuele noodzakelijke mitigerende maatregelen en een uiteindelijke vaststelling dat het resterende risico verwaarloosbaar is.

Na indiening is de DDS juridisch bindend en maakt deze deel uit van de audittrail van de marktdeelnemer. Eventuele onjuistheden of weglatingen kunnen leiden tot sancties volgens de nationale handhavingsregimes.

Wat een DDS moet bevatte

De EUDR stelt een specifieke lijst vast van informatie die in een DDS moet worden opgenomen:

1. Identificatie van de marktdeelnemer of handelaar: De rechtspersoon die de DDS indient, inclusief naam, adres, land, ISO-code en EORI-nummer indien van toepassing.

2. Beschrijving van de activiteit: Of het bedrijf het product importeert, exporteert of op de EU-markt brengt.

3. Informatie over de grondstof en het product: Inclusief GN-codes, productomschrijvingen, hoeveelheden, wetenschappelijke namen, gangbare namen en gegevens over de producent en het land van productie.

4. Traceerbaarheidsinformatie: Geolocatie tot op perceelniveau en oogstgegevens. Dit zorgt voor herleidbaarheid van de grondstof tot de oorsprong.

5. Informatie over de toeleveringsketen: Namen van producenten en documentatie die partijen koppelt aan actoren binnen de keten.

6. Risicobeoordeling en mitigerende maatregelen: Een samenvatting van de beoordeling van de acht risicocategorieën onder artikel 10 en eventuele noodzakelijke mitigerende acties.

7. Indiening en audittrail: Tijdstempels, wijzigingen, statusgeschiedenis en gebruikers die betrokken zijn bij het opstellen of aanpassen van de DDS.

Hoe een Due Diligence Statement eruitziet: voorbeeld, structuur & uitleg

Hieronder staat een daadwerkelijke DDS, opgesplitst in 4 secties om elke component uit te leggen en te laten zien hoe deze aansluit op de regelgevingseisen.

Section A

Deze sectie toont de huidige status van de DDS (in dit geval: available), samen met de aanmaaktijdstempel. Dit is essentieel voor de controleerbaarheid en voor douane- of markttoezichtautoriteiten om te verifiëren wanneer de verklaring geldig is geworden. De DDS bevat een uniek EUDR-referentienummer (verplicht) en een optioneel intern bedrijfsreferentienummer. Het EUDR-nummer identificeert de DDS uniek binnen het EU-systeem.
In dit voorbeeld is de activiteit “Import”. Dit bepaalt de rol die het bedrijf speelt onder de EUDR en bevestigt dat het een operator is die producten voor het eerst op de EU-markt brengt.

Section B

Deze sectie identificeert de rechtspersoon die verantwoordelijk is voor het op de markt brengen van het product. Ze bevestigt de bedrijfsnaam, het juridische adres, het land, de ISO-code en het EORI-nummer. Deze gegevens vormen de basis voor juridische aansprakelijkheid.
We zien hier ook wie gemachtigd is om namens de operator te handelen. Dit is verplicht wanneer de verantwoordelijke persoon verschilt van de primaire contactpersoon van de rechtspersoon of wanneer een mandaat is gedelegeerd.

Section C

Hier wordt het gereguleerde product gespecificeerd. De DDS vermeldt het HS-hoofdstuk, de GN-code, de wetenschappelijke naam, de gangbare naam en de netto-massa. Ook worden de naam van de producent en het land van productie vastgelegd. Dit is essentieel om het product aan de herkomst te koppelen en om te bepalen welke actoren in de toeleveringsketen betrokken zijn.
Wetenschappelijke namen moeten overeenkomen met de betreffende grondstof; inconsistenties kunnen leiden tot vragen van de autoriteiten. In dit geval komt Glycine max overeen met het sojaproduct. Hier zien we ook de upstream-producent. De EUDR vereist transparantie in elke fase van de keten, van producent tot operator. In het voorbeeld staat België vermeld als land van productie.

Section D

Het logboek van aanmaak, indiening, deadlines voor wijzigingen en beschikbaarheidsdata maakt deel uit van de wettelijke audittrail. Het toont wie welke actie wanneer heeft uitgevoerd. Autoriteiten gebruiken dit om tijdige indiening, naleving van wijzigingstermijnen en mogelijke rode vlaggen in de revisiegeschiedenis te verifiëren.

Wat niet wordt getoond in deze DDS

Dit voorbeeld bevat geen geolocatie- of risicobeoordelingssecties, die verplicht zijn in een volledige DDS. In de praktijk verschijnen deze op andere pagina’s of digitale velden van het systeem. Ze omvatten polygoncoördinaten, details over risicoscores en bewijsmateriaal dat wordt gebruikt voor mitigerende maatregelen.

Wie moet een DDS indienen?

Een DDS moet worden ingediend op het TRACES-platform, het officiële platform van de Europese Unie voor het indienen van due-diligence-verklaringen.
Dit moet gebeuren door operators die producten op de EU-markt brengen of exporteren, en door grote handelaren wanneer zij optreden als operator. De indiening in TRACES moet plaatsvinden vóór het product wordt vrijgegeven voor het vrije verkeer of wordt geëxporteerd. Voor een toelichting op wie een due-diligence-verklaring moet indienen, verwijzen wij naar onze EUDR-brochure.

Waarom de DDS belangrijk is

De DDS staat centraal in de handhaving van de EUDR. Ze documenteert:

• traceerbaarheid van het product tot aan het perceel van oorsprong

• beoordeling van risico’s op ontbossing en illegaliteit

• mitigatie van alle niet-verwaarloosbare risico’s

• de juridische verklaring dat het resterende risico verwaarloosbaar is

Douane- en markttoezichthouders vertrouwen op de DDS om naleving te bepalen, claims in de keten te controleren en handhavingsmaatregelen te starten wanneer nodig.

Een due-diligence-verklaring onder de EUDR is een verplichte, juridisch bindende verklaring die traceerbaarheidsgegevens, keteninformatie, risicobeoordeling en de uiteindelijke nalevingsconclusie bundelt. Het waarborgen van een nauwkeurige, volledige en traceerbare DDS-indiening is essentieel om wettige toegang tot de EU-markt te behouden en naleving aan te tonen van een van de strengste milieudue-diligence-regimes ter wereld.

Hoe te beginnen met het opstellen van een DDS

Laat een expert de complexiteit van uw DDS verminderen. Neem contact op met MasterSustainability.today voor een op maat gemaakte oplossing voor uw ESG-reis.